OfficeBee Logo

E-Procurement, Transaksi Pengadaan Masa Kini

E-Procurement merupakan proses pengadaan barang atau jasa yang memanfaatkan fasilitas software lunak, teknologi komunikasi serta informasi. Transaksi pengadaan menggunakan E-procurement lebih mudah, transparan dan efisien dilakukan dibanding proses procurement tradisional.

Menurut Dave Chaffey, Digital Marketing (2009), e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan. Termasuk di dalamnya adalah pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman, dan pembayaran antara pembeli dengan vendor.

Manfaat e-Procurement untuk Bisnis

Kehadiran e-Procurement tentunya membawa dampak baik bagi kemajuan perusahaan. Berikut manfaat e-Procurement untuk bisnis Anda:

Input Data yang Lebih Rapi

Dalam proses procurement, akan ada banyak data yang dibuat. Masalahnya, penyimpanan manual memungkinkan data-data tersebut berisiko hilang atau rusak. Jika Anda melakukan transaksi e-Procurement, masalah tersebut dapat teratasi dengan baik. Karena semua data tersimpan rapi di dalam cloud storage dan bisa dibuka kapanpun Anda butuh.

Proses Pengiriman Terpantau

Dalam transaksi procurement manual, Anda harus memantau pengiriman agar sampai ke alamat perusahaan. Sistem pada e-Procurement akan memudahkan Anda memantau pengiriman.

Lebih Teratur

E-Procurement membuat proses pengumpulan data maupun proses pengadaan jadi otomatis dan lebih teratur. Proses penyusunan laporan pun jadi lebih mudah, rapi, cepat, dan transparan.

Bisa Dipilih Sesuai Kebutuhan

Aplikasi e-Procurement bisa diatur (customize) sesuai kebutuhan dan proses bisnis yang ada di dalam organisasi masing-masing.

Kelebihan E-Procurement Dibanding Procurement

Berikut kelebihan pengadaan yang menggunakan sistem E-Procurement:

  1. Proses transaksi lebih mudah dan cepat.
  2. Pengiriman barang atau jasa tepat waktu dan ke tempat yang tepat.
  3. Proses tracking pesanan yang termonitor.
  4. Kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan yang dipesan.
  5. Mempersingkat waktu transaksi karena memotong beberapa proses.
  6. Transaksi dengan lebih aman, adil, jujur, dan transparan.
  7. Penyusunan laporan pengadaan yang lebih akurat dan cepat.

Berdasarkan ulasan di atas, dapat ditarik kesimpulan. E-Procurement merupakan sebuah sistem pengadaan kebutuhan korporat gaya baru untuk kinerja perusahaan yang lebih baik.

OfficeBee, Platform Transaksi E-Procurement yang Transparan dan Efisien

Seiring perkembangan teknologi, cara masyarakat belanja pun berubah. Kini, masyarakat lebih suka belanja daring, tanpa perlu repot keluar rumah. Hal serupa juga terjadi pada proses belanja untuk pengadaan korporat. Jika dulu penanggung jawab pengadaan perusahaan repot belanja ke sana ke mari, kini mereka lebih memilih untuk transaksi e-procurement yang lebih mudah.

OfficeBee hadir sebagai sebuah platform yang memberikan solusi transaksi procurement terkendali dan transparan bagi perusahaan maupun organisasi. OfficeBee menawarkan platform e-Procurement dan e-Catalog Korporasi dengan fitur yang lengkap untuk proses procurement yang lebih baik.

Mengapa Menggunakan OfficeBee?

OfficeBee menawarkan platform lengkap sesuai kebutuhan pengadaan Anda. Bersama OfficeBee, Anda dapat mempercepat proses delegasi, merampingkan sistem pengadaan barang, hingga membangun sebuah situs web commerce yang baik. Semua bisa Anda dapatkan sekaligus hanya dengan OfficeBee.


Sistem OfficeBee memungkinkan Anda untuk menjalankan transaksi yang transparan dan efisien, baik dari sisi penjual maupun pembeli. Berikut keunggulan OfficeBee:

OfficeBee eProcurement

  • Anda dapat mengendalikan pengeluaran dengan Mudah.
  • Mendukung sistem pengadaan yang transparan, efisien, dan real-time.
  • Mendukung instalasi berbasis cloud.

Fitur-Fitur OfficeBee

Berikut beberapa fitur andalan aplikasi OfficeBee yang dapat mempermudah transaksi procurement dan penjualan Anda:

Terms Of Payment

Officebee menyediakan berbagai metode pembayaran yang memudahkan perusahaan melakukan pelunasan tagihan. Bagi penjual, fitur ini juga memberi kemudahan dalam penagihan transaksi procurement.

Order & Service Tracking

Melalui fitur ini, penjual maupun pembeli dapat memantau proses pengiriman pesanan secara real-time. Bekerjasama dengan berbagai penyedia jasa kurir pihak ketiga yang terpercaya dan memiliki jaringan yang luas, status pengiriman dapat dilihat langsung di aplikasi sehingga setiap pihak merasa aman dan nyaman.

Reporting & Dashboard

Pada fitur ini, korporat dapat mengelola pengeluaran perusahaan di mana saja dan kapan saja. Sedangkan pemilik atau penjual marketplace dapat mengelola pemasukan perusahaan, melihat trend penjualan untuk melihat kebutuhan restock barang dan mendukung berbagai pengambilan keputusan lainnya.

Masih banyak lagi fitur-fitur dalam OfficeBee yang dapat membantu Anda menciptakan environment procurement yang transparan, efektif dan efisien.

Jadi, apakah Anda ingin mempercepat proses delegasi dan merampingkan sistem pengadaan barang? Atau Anda ingin lebih mudah terhubung dengan mitra pengadaan? Request demo OfficeBee sekarang juga!

4 Masalah yang Sering Muncul Dalam Procurement

Proses procurement memiliki banyak tahapan yang harus dilalui. Meski telah diatur sebaik mungkin, tidak menutup kemungkinan timbulnya masalah dalam setiap prosesnya. Apa saja masalah yang bisa terjadi dalam proses procurement? Simak ulasannya dalam artikel berikut.

Kendala Procurement yang Perlu Diwaspadai

Anda staff procurement? Waspadai kendala yang sering terjadi dalam proses procurement berikut ini:

Kendala pada Vendor/ Supplier

Masalah yang sering timbul terkait vendor atau supplier, antara lain:

Sulit mencari vendor terbaik.

Perusahaan seringnya kesulitan mencari vendor dengan paket lengkap, yaitu tepat dalam segi harga, kualitas, dan kelengkapan barang maupun jasa. Karenanya, perusahaan perlu teliti mempelajari dan mengenali vendor sebelum tanda tangan kerja sama.

Performa vendor mengecewakan.

Layanan yang diberikan vendor tidak sesuai dengan janji mereka di awal kerja sama. Hal ini lah yang membuat perusahaan kecewa dan enggan memperbaharui kerja sama.

Data Tidak Akurat

Data harga barang atau jasa dari supplier terkadang tidak akurat dan up to date. Selain itu, Anda perlu memiliki catatan tentang performa supplier yang buruk agar tidak mengalami kerugian untuk kedua kalinya.

Waktu Procurement yang Lama

Lamanya proses procurement bisa berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Kendala waktu ini biasanya disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

  1. Proses pengajuan proposal penawaran yang lama.
  2. Negosiasi kerja sama dengan vendor tidak segera menemukan titik temu.
  3. Terlambat melakukan evaluasi.
  4. Pengaturan invoice dan pembayaran tagihan yang ribet hingga menghabiskan banyak waktu.

Banyak Kecurangan Dalam Proses Procurement

Kecurangan dalam proses pengadaan barang dan jasa bisa terjadi karena 3 faktor ini:

  1. Peluang. Kecurangan bisa terjadi karena adanya peluang, seperti: kurangnya pengawasan, masalah audit keuangan, tidak adanya pemisahan tanggung jawab, atau peraturan yang kurang kuat.
  1. Rasionalisasi. Seseorang cenderung bertindak untuk kepentingan pribadi.
  1. Tekanan. Faktor kecurangan ini terjadi karena pelaku mendapat tekanan dari atasan atau orang lain yang memiliki kuasa, sehingga dia terpaksa berbuat curang.

Bagaimana caranya mengatasi berbagai permasalahan dalam proses procurement di atas? Sebaiknya perusahaan menerapkan SOP dalam proses pengadaan. SOP tersebut tidak hanya sebatas prosedur pengadaan saja, namun juga tentang vendor, perusahaan dan karyawan. Selain itu, Anda bisa menggunakan teknologi sebagai penunjang, yaitu dengan menjalankan proses pengadaan menggunakan e-procurement. Teknologi ini akan membuat proses pengadaan perusahaan berlangsung secara akurat, transparan, real-time, dan lebih hemat.

Mengenal Lebih Jauh Tentang Proses Procurement

Istilah procurement tentu sudah tidak asing lagi di dunia kerja. Secara garis besar, procurement adalah proses keseluruhan dari pengadaan barang dan jasa perusahaan. Proses procurement ini meliputi perencanaan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan maupun sebagai bahan baku, hingga memberikan penilaian atas kinerja vendor.

Siapa yang Menjalankan Proses Procurement?

Proses procurement dijalankan oleh staff procurement di sebuah perusahaan / organisasi yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

Merencanakan Pembelian atau Pengadaan Barang dan Jasa

Ketika melakukan perencanaan pembelian atau pengadaan barang dan jasa, staff procurement harus membuat spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, staff procurement juga harus memastikan bahwa barang dan jasa yang akan dipesan memiliki kualitas sesuai dengan standar perusahaan.

Sourcing Supplier atau Vendor

Setelah menyusun perencanaan pembelian atau pengadaan, staff procurement perlu mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Anda bisa memasukkan lebih dari supplier atau vendor ke dalam daftar pilihan. Nantinya, ketersediaan barang atau jasa, kualitas, dan harga yang ditawarkan akan jadi patokan dalam memilih vendor.

Proses Tender dan Negosiasi

Dalam tahap ini, staff procurement mengajukan penawaran tender dan negosiasi harga kepada supplier atau vendor. Tujuannya, untuk mendapatkan harga maupun supplier terbaik. 

Mempersiapkan Proses Kerja Sama

Setelah menemukan supplier atau vendor yang sesuai, tugas staff procurement selanjutnya adalah mempersiapkan proses kerja sama. Diantaranya, mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Melakukan Kontrol Ketersediaan Barang dan Jasa

Setelah pembelian barang dan jasa dilakukan, staff procurement perlu melakukan kontrol stok dan kualitas secara berkelanjutan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi tidak terjadi kekurangan atau penurunan kualitas barang maupun jasa yang dapat mempengaruhi produktivitas perusahaan.

Monitoring dan Performansi Vendor

Tugas staff procurement tidak hanya terkait barang dan jasa saja. Namun, juga melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja vendor. Hal ini berguna untuk keputusan kelanjutan kerja sama di masa mendatang.

Langkah-Langkah Dalam Proses Procurement

Berikut langkah-langkah penting yang perlu diterapkan dalam proses procurement atau pengadaan barang:

Requirement Determination. Merupakan tahap awal dari proses pengadaan barang. Setelah menentukan apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan masing-masing departemen, perusahaan akan membuat daftar permintaan. Daftar permintaan tersebut diberikan kepada bagian atau departemen terkait agar dilakukan prosedur selanjutnya. Proses pengadaan atas daftar permintaan tersebut dilakukan berdasarkan SOP yang berlaku di masing-masing perusahaan.

Source Determination. Setelah memperoleh daftar kebutuhan dari seluruh departemen, staff procurement mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi permintaan tersebut. Dalam tahap ini staff procurement perlu mempersiapkan inquiry document yang ditujukan kepada supplier atau vendor.

Vendor Selection. Dari daftar vendor yang disusun oleh staff procurement, dipilih satu vendor sesuai kriteria perusahaan. Pemilihan vendor tersebut berdasarkan pertimbangan ketersediaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan, kualitas, serta harga yang ditawarkan.

Order Processing dan Purchase Order Monitoring. Tahap selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order yang diberikan kepada vendor. Pada tahap ini, staff procurement juga bertugas memantau proses pembelian agar berjalan lancar dan terarah.

Goods Receipt. Barang dan jasa yang sudah selesai diproses oleh vendor kemudian dicek kembali dan dikirim ke perusahaan pemesan.

Payment. Setelah barang diterima, bagian keuangan perusahaan pemesan atau pelaku procurement kemudian melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah disetujui kedua belah pihak di awal kerja sama.

Bagaimana jika terdapat barang yang rusak atau kurang? Dalam hal ini, retur atau pengembalian dan penggantian barang dilakukan sesuai kesepakatan yang disebutkan dalam dokumen kerja sama.

Jika semua proses sudah berjalan sesuai alur hingga akhir, maka proses procurement telah selesai.