4 Masalah yang Sering Muncul Dalam Procurement

Proses procurement memiliki banyak tahapan yang harus dilalui. Meski telah diatur sebaik mungkin, tidak menutup kemungkinan timbulnya masalah dalam setiap prosesnya. Apa saja masalah yang bisa terjadi dalam proses procurement? Simak ulasannya dalam artikel berikut.

Kendala Procurement yang Perlu Diwaspadai

Anda staff procurement? Waspadai kendala yang sering terjadi dalam proses procurement berikut ini:

Kendala pada Vendor/ Supplier

Masalah yang sering timbul terkait vendor atau supplier, antara lain:

Sulit mencari vendor terbaik.

Perusahaan seringnya kesulitan mencari vendor dengan paket lengkap, yaitu tepat dalam segi harga, kualitas, dan kelengkapan barang maupun jasa. Karenanya, perusahaan perlu teliti mempelajari dan mengenali vendor sebelum tanda tangan kerja sama.

Performa vendor mengecewakan.

Layanan yang diberikan vendor tidak sesuai dengan janji mereka di awal kerja sama. Hal ini lah yang membuat perusahaan kecewa dan enggan memperbaharui kerja sama.

Data Tidak Akurat

Data harga barang atau jasa dari supplier terkadang tidak akurat dan up to date. Selain itu, Anda perlu memiliki catatan tentang performa supplier yang buruk agar tidak mengalami kerugian untuk kedua kalinya.

Waktu Procurement yang Lama

Lamanya proses procurement bisa berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Kendala waktu ini biasanya disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

  1. Proses pengajuan proposal penawaran yang lama.
  2. Negosiasi kerja sama dengan vendor tidak segera menemukan titik temu.
  3. Terlambat melakukan evaluasi.
  4. Pengaturan invoice dan pembayaran tagihan yang ribet hingga menghabiskan banyak waktu.

Banyak Kecurangan Dalam Proses Procurement

Kecurangan dalam proses pengadaan barang dan jasa bisa terjadi karena 3 faktor ini:

  1. Peluang. Kecurangan bisa terjadi karena adanya peluang, seperti: kurangnya pengawasan, masalah audit keuangan, tidak adanya pemisahan tanggung jawab, atau peraturan yang kurang kuat.
  1. Rasionalisasi. Seseorang cenderung bertindak untuk kepentingan pribadi.
  1. Tekanan. Faktor kecurangan ini terjadi karena pelaku mendapat tekanan dari atasan atau orang lain yang memiliki kuasa, sehingga dia terpaksa berbuat curang.

Bagaimana caranya mengatasi berbagai permasalahan dalam proses procurement di atas? Sebaiknya perusahaan menerapkan SOP dalam proses pengadaan. SOP tersebut tidak hanya sebatas prosedur pengadaan saja, namun juga tentang vendor, perusahaan dan karyawan. Selain itu, Anda bisa menggunakan teknologi sebagai penunjang, yaitu dengan menjalankan proses pengadaan menggunakan e-procurement. Teknologi ini akan membuat proses pengadaan perusahaan berlangsung secara akurat, transparan, real-time, dan lebih hemat.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.