eprocurement

Apa Perbedaan e-Procurement dengan Pengadaan Konvensional?

Berbicara tentang e-Procurement, tentu Anda akan bertanya-tanya apa perbedaan sistem pengadaan ini dengan pengadaan konvensional? Seberapa efektifkah e-Procurement dapat menghemat waktu dan tenaga dalam proses pengadaan? OfficeBee akan membahasnya dalam artikel ini.

Perbedaan Pengadaan Konvensional dan e-Procurement

Secara garis besar, perbedaan pengadaan konvensional dan e-Procurement terletak pada hal-hal berikut ini:

  • Proses Pencarian

Pada poin ini, yang dimaksud adalah produk, harga, hingga kontak vendor. Pada pengadaan konvensional, proses pencarian ini dilakukan secara manual. Sedangkan pada e-Procurement, semua informasi tersebut tersedia secara online. Bahkan, Anda juga bisa menemukan deskripsi lengkap produk yang dicari.

  • Proses Persetujuan

Persetujuan pada pengadaan konvensional masih menggunakan dokumen manual. Sedangkan pada e-Procurement, proses ini bisa diselesaikan secara online.

  • Proses Pembayaran

Pembayaran pengadaan konvensional dilakukan di awal. Sedangkan dalam e-Procurement, pembayaran bisa dilakukan di awal, berkala selama proses pengiriman, atau setelah barang diterima. Proses pembayaran dapat dipilih sesuai kesepakatan dengan vendor.

  • Proses Pengiriman

Jika pada pengadaan konvensional Anda tidak dapat mengontrol proses pengiriman, hal tersebut tidak berlaku pada e-Procurement. Anda dapat terus memantau proses pengiriman hingga barang diterima.

Berdasarkan poin-poin di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan kedua proses transaksi pengadaan ini terletak pada kepraktisannya. Selain melalui tahapan yang berbelit dan kurang efisien, proses pengadaan konvensional juga rawan dikorupsi karena tidak transparan. Sehingga dibutuhkan sistem e-Procurement yang lebih praktis, mudah dipantau, dan efisien karena semua data tersimpan rapi secara online.

Keunggulan e-Procurement Dibanding Pengadaan Konvensional

Membahas lebih jauh tentang e-Procurement, berikut beberapa keunggulan sistem pengadaan online yang menjadikannya lebih unggul dibanding pengadaan konvensional:

  1. Berbagai Pihak yang Terlibat Memiliki Akses Informasi Penuh

Transparan dan terkendali adalah asas penting yang dipegang teguh dalam e-Procurement. Dalam hal ini, baik pelanggan maupun vendor dapat memantau proses pengadaan secara detail karena seluruh data dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat.

Proses pemantauan ini tidak hanya berlaku bagi transaksi yang sedang berjalan. Namun, Anda juga dapat mengakses riwayat transaksi yang sudah berlalu. Kemudahan dan kecepatan akses data ini tentunya memudahkan orang-orang yang terlibat untuk mengambil keputusan maupun dalam mem-follow-up persetujuan. 

  1. Persetujuan Transaksi yang Real-time

Persetujuan pembelian merupakan tahapan yang paling lama prosesnya dalam pengadaan konvensional. Namun, dengan adanya sistem online pada e-procurement, follow-up persetujuan dapat dilakukan secara real-time.

Dengan e-procurement, pemilihan vendor, pembuatan quotation untuk vendor, persetujuan pemesanan, hingga penagihan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Sehingga, Anda tidak perlu menunggu kelengkapan dokumen yang lama, seperti pada proses pengadaan manual.

  1. Laporan Pengadaan yang Otomatis dan Bisa Diakses Kapan pun, Di mana pun

Dalam pengadaan konvensional, Anda perlu menyusun dokumen pengadaan satu per satu. Proses ini sungguh melelahkan, bukan? Dengan e-Procurement, dokumen tersebut disajikan dalam bentuk softcopy. Tinggal ketik nama file yang Anda butuhkan, dokumen tersebut akan tersaji di dashboard.

Selain lebih mudah dalam menyusun dokumen atau laporan, e-Procurement juga dapat meminimalkan kesalahan penyusunan laporan Anda. Karena semua berdasarkan data yang tercatat pada sistem.

  1. Meminimalkan Penyalahgunaan Anggaran

Kita semua tahu jika proses pengadaan mengeluarkan dana yang besar. Oleh karenanya, transaksi ini rawan terhadap markup atau penyalahgunaan anggaran. Kehadiran e-Procurement dapat mengurangi kejahatan pengadaan tersebut.

Setiap proses pengadaan yang berlangsung, dapat diakses secara terbuka oleh semua pihak. Selain itu, data pengadaan yang terpusat dan terekam secara otomatis oleh sistem dapat digunakan untuk proses evaluasi anggaran. Sehingga celah untuk melakukan penyalahgunaan dana sangatlah kecil.

  1. Akses Pasar yang Lebih Luas bagi Vendor, dengan Persaingan Sehat

Transparansi dalam e-Procurement menjadikan persaingan transaksi terjadi secara sehat antar vendor atau penyedia barang dan jasa. Selain itu, penyedia jasa berkesempatan untuk memperluas akses pasar. Pengguna jasa pun memiliki pilihan vendor yang lebih banyak.

OfficeBee, Solusi Terbaik Pengadaan Digital

OfficeBee merupakan platform digital yang menyediakan layanan e-Procurement. Platform ini mengutamakan transparansi dan kenyamanan dalam transaksi pengadaan. Bersama OfficeBee, Anda dapat memangkas proses pengadaan yang rumit dan menghemat anggaran perusahaan.

Sistem dalam OfficeBee membantu Anda dalam memantau proses pengadaan. OfficeBee juga membantu mencegah penyalahgunaan anggaran atau markup dana perusahaan. Selain mempermudah proses pengadaan, OfficeBee turut berperan memperluas pasar vendor UMKM untuk menjangkau pelanggan dari berbagai daerah.

Mencari solusi terbaik untuk pengadaan konvensional perusahaan Anda? Lakukan bersama OfficeBee! Platform e-Procurement terbaik untuk pengadaan digital yang transparan dan nyaman.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.