OfficeBee Logo

Manfaat Platform eProcurement OfficeBee dalam Manajemen Keuangan Perusahaan

Memanfaatkan teknologi eProcurement untuk pengadaan perusahaan bukan hanya sebatas belanja online saja. Software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa digunakan perusahaan untuk mengatur proses pengadaan.

Mulai dari identifikasi kebutuhan yang tadinya dilakukan pengecekan secara manual kemudian dipermudah dengan memusatkan proses ini dalam satu database, hingga proses persetujuan dan pemesanan yang dilakukan melalui sistem.

Fungsi lain yang terbantu oleh software e-procurement adalah keuangan perusahaan. Bagaimana Platform eProcurement OfficeBee membantu manajemen keuangan perusahaan Anda?

eProcurement

Cara eProcurement OfficeBee Membantu Manajemen Keuangan Perusahaan

Berikut cara eProcurement OfficeBee membantu manajemen keuangan perusahaan:

  1. Akses yang Real-Time

Dengan sistem berbasis cloud OfficeBee, Anda dapat mengakses informasi keuangan perusahaan kapan saja dan dari mana saja karena seluruh data tersimpan pada cloud. Semua data tersebut terenkripsi dan tersimpan dengan aman di server cloud yang dapat diakses dari mana saja selama Anda memiliki koneksi Internet.

  1. Proses Pengiriman Invoice yang Lebih Efisien

Setelah tahap pemesanan selesai, perusahaan perlu melakukan pembayaran barang pesanan ke vendor. Pada procurement konvensional, pemberian invoice harus dilakukan secara tatap muka sehingga sangat tidak efisien karena proses ini bisa menghabiskan banyak waktu. Selain itu, invoice dalam format kertas ini bisa saja hilang. Hal ini tentu menyulitkan bisnis Anda.

Dengan software eProcurement OfficeBee, vendor atau supplier dapat membuat dan mengirimkan invoice tagihan melalui sistem. Karena software eProcurement OfficeBee yang dapat terhubung dengan sistem accounting/ERP perusahaan Anda.

Usai mendapatkan invoice melalui sistem, perusahaan dapat melakukan pembayaran secara online dari mana pun dan kapan pun. Karena sistem eProcurement akan memverifikasi pembayaran secara otomatis. Proses verifikasi pembayaran jadi lebih mudah, hemat waktu, dan terdokumentasi dengan baik.

  1. Menghemat Biaya Pengeluaran Perusahaan

Manfaat lain eProcurement OfficeBee bagi perusahaan adalah penghematan. Karena Anda tidak lagi memerlukan kertas dan mesin cetak, sehingga perusahaan bisa menghemat biaya pengeluaran untuk dua hal ini. Selain itu, perusahaan dapat menerapkan proses procurement yang ramah lingkungan karena menerapkan lingkungan kerja paperless.

  1. Aman dan Proses Back-up Sederhana

Semua informasi keuangan perusahaan Anda yang terenkripsi dan tersimpan di cloud hanya dapat dibuka oleh karyawan yang memiliki hak akses, sehingga lebih aman dari kemungkinan penyalahgunaan data. Sistem cloud OfficeBee juga terus diperbarui secara otomatis untuk meningkatkan perangkat lunak, sehingga tidak mengganggu aktivitas Anda.

  1. Seluruh Database dalam Satu Tempat

Semua database vendor, invoice, dan daftar barang yang sering dibeli diletakkan dalam satu tempat. Sehingga memudahkan tim procurement jika ingin melakukan pre-order atau pemesanan ulang.

Berdasarkan manfaat keuangan di atas, dapat disimpulkan bahwa eProcurement OfficeBee menjadikan sistem penagihan dan pembayaran lebih efisien, aman, menghemat pengeluaran perusahaan, dan lebih ramah lingkungan. Gunakan OfficeBee eProcurement sekarang juga untuk manajemen keuangan perusahaan yang lebih baik.

Cari tahu bagaimana OfficeBee eProcurement dapat membantu perusahaan Anda untuk berhemat.
Request Demo Sekarang atau Diskusi dengan Tim OfficeBee

Apa Perbedaan e-Procurement dengan Pengadaan Konvensional?

Berbicara tentang e-Procurement, tentu Anda akan bertanya-tanya apa perbedaan sistem pengadaan ini dengan pengadaan konvensional? Seberapa efektifkah e-Procurement dapat menghemat waktu dan tenaga dalam proses pengadaan? OfficeBee akan membahasnya dalam artikel ini.

Perbedaan Pengadaan Konvensional dan e-Procurement

Secara garis besar, perbedaan pengadaan konvensional dan e-Procurement terletak pada hal-hal berikut ini:

  • Proses Pencarian

Pada poin ini, yang dimaksud adalah produk, harga, hingga kontak vendor. Pada pengadaan konvensional, proses pencarian ini dilakukan secara manual. Sedangkan pada e-Procurement, semua informasi tersebut tersedia secara online. Bahkan, Anda juga bisa menemukan deskripsi lengkap produk yang dicari.

  • Proses Persetujuan

Persetujuan pada pengadaan konvensional masih menggunakan dokumen manual. Sedangkan pada e-Procurement, proses ini bisa diselesaikan secara online.

  • Proses Pembayaran

Pembayaran pengadaan konvensional dilakukan di awal. Sedangkan dalam e-Procurement, pembayaran bisa dilakukan di awal, berkala selama proses pengiriman, atau setelah barang diterima. Proses pembayaran dapat dipilih sesuai kesepakatan dengan vendor.

  • Proses Pengiriman

Jika pada pengadaan konvensional Anda tidak dapat mengontrol proses pengiriman, hal tersebut tidak berlaku pada e-Procurement. Anda dapat terus memantau proses pengiriman hingga barang diterima.

Berdasarkan poin-poin di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan kedua proses transaksi pengadaan ini terletak pada kepraktisannya. Selain melalui tahapan yang berbelit dan kurang efisien, proses pengadaan konvensional juga rawan dikorupsi karena tidak transparan. Sehingga dibutuhkan sistem e-Procurement yang lebih praktis, mudah dipantau, dan efisien karena semua data tersimpan rapi secara online.

Keunggulan e-Procurement Dibanding Pengadaan Konvensional

Membahas lebih jauh tentang e-Procurement, berikut beberapa keunggulan sistem pengadaan online yang menjadikannya lebih unggul dibanding pengadaan konvensional:

  1. Berbagai Pihak yang Terlibat Memiliki Akses Informasi Penuh

Transparan dan terkendali adalah asas penting yang dipegang teguh dalam e-Procurement. Dalam hal ini, baik pelanggan maupun vendor dapat memantau proses pengadaan secara detail karena seluruh data dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat.

Proses pemantauan ini tidak hanya berlaku bagi transaksi yang sedang berjalan. Namun, Anda juga dapat mengakses riwayat transaksi yang sudah berlalu. Kemudahan dan kecepatan akses data ini tentunya memudahkan orang-orang yang terlibat untuk mengambil keputusan maupun dalam mem-follow-up persetujuan. 

  1. Persetujuan Transaksi yang Real-time

Persetujuan pembelian merupakan tahapan yang paling lama prosesnya dalam pengadaan konvensional. Namun, dengan adanya sistem online pada e-procurement, follow-up persetujuan dapat dilakukan secara real-time.

Dengan e-procurement, pemilihan vendor, pembuatan quotation untuk vendor, persetujuan pemesanan, hingga penagihan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Sehingga, Anda tidak perlu menunggu kelengkapan dokumen yang lama, seperti pada proses pengadaan manual.

  1. Laporan Pengadaan yang Otomatis dan Bisa Diakses Kapan pun, Di mana pun

Dalam pengadaan konvensional, Anda perlu menyusun dokumen pengadaan satu per satu. Proses ini sungguh melelahkan, bukan? Dengan e-Procurement, dokumen tersebut disajikan dalam bentuk softcopy. Tinggal ketik nama file yang Anda butuhkan, dokumen tersebut akan tersaji di dashboard.

Selain lebih mudah dalam menyusun dokumen atau laporan, e-Procurement juga dapat meminimalkan kesalahan penyusunan laporan Anda. Karena semua berdasarkan data yang tercatat pada sistem.

  1. Meminimalkan Penyalahgunaan Anggaran

Kita semua tahu jika proses pengadaan mengeluarkan dana yang besar. Oleh karenanya, transaksi ini rawan terhadap markup atau penyalahgunaan anggaran. Kehadiran e-Procurement dapat mengurangi kejahatan pengadaan tersebut.

Setiap proses pengadaan yang berlangsung, dapat diakses secara terbuka oleh semua pihak. Selain itu, data pengadaan yang terpusat dan terekam secara otomatis oleh sistem dapat digunakan untuk proses evaluasi anggaran. Sehingga celah untuk melakukan penyalahgunaan dana sangatlah kecil.

  1. Akses Pasar yang Lebih Luas bagi Vendor, dengan Persaingan Sehat

Transparansi dalam e-Procurement menjadikan persaingan transaksi terjadi secara sehat antar vendor atau penyedia barang dan jasa. Selain itu, penyedia jasa berkesempatan untuk memperluas akses pasar. Pengguna jasa pun memiliki pilihan vendor yang lebih banyak.

OfficeBee, Solusi Terbaik Pengadaan Digital

OfficeBee merupakan platform digital yang menyediakan layanan e-Procurement. Platform ini mengutamakan transparansi dan kenyamanan dalam transaksi pengadaan. Bersama OfficeBee, Anda dapat memangkas proses pengadaan yang rumit dan menghemat anggaran perusahaan.

Sistem dalam OfficeBee membantu Anda dalam memantau proses pengadaan. OfficeBee juga membantu mencegah penyalahgunaan anggaran atau markup dana perusahaan. Selain mempermudah proses pengadaan, OfficeBee turut berperan memperluas pasar vendor UMKM untuk menjangkau pelanggan dari berbagai daerah.

Mencari solusi terbaik untuk pengadaan konvensional perusahaan Anda? Lakukan bersama OfficeBee! Platform e-Procurement terbaik untuk pengadaan digital yang transparan dan nyaman.

OfficeBee, Platform Transaksi E-Procurement yang Transparan dan Efisien

Seiring perkembangan teknologi, cara masyarakat belanja pun berubah. Kini, masyarakat lebih suka belanja daring, tanpa perlu repot keluar rumah. Hal serupa juga terjadi pada proses belanja untuk pengadaan korporat. Jika dulu penanggung jawab pengadaan perusahaan repot belanja ke sana ke mari, kini mereka lebih memilih untuk transaksi e-procurement yang lebih mudah.

OfficeBee hadir sebagai sebuah platform yang memberikan solusi transaksi procurement terkendali dan transparan bagi perusahaan maupun organisasi. OfficeBee menawarkan platform e-Procurement dan e-Catalog Korporasi dengan fitur yang lengkap untuk proses procurement yang lebih baik.

Mengapa Menggunakan OfficeBee?

OfficeBee menawarkan platform lengkap sesuai kebutuhan pengadaan Anda. Bersama OfficeBee, Anda dapat mempercepat proses delegasi, merampingkan sistem pengadaan barang, hingga membangun sebuah situs web commerce yang baik. Semua bisa Anda dapatkan sekaligus hanya dengan OfficeBee.


Sistem OfficeBee memungkinkan Anda untuk menjalankan transaksi yang transparan dan efisien, baik dari sisi penjual maupun pembeli. Berikut keunggulan OfficeBee eProcurement:

  • Anda dapat mengendalikan pengeluaran dengan Mudah.
  • Mendukung sistem pengadaan yang transparan, efisien, dan real-time.
  • Mendukung instalasi berbasis cloud.

Fitur-Fitur OfficeBee

Berikut fitur andalan OfficeBee yang dapat mempermudah transaksi procurement dan penjualan Anda:

Terms Of Payment

Officebee menyediakan berbagai metode pembayaran yang memudahkan korporat melakukan pelunasan. Bagi penjual, fitur ini juga memberi kemudahan dalam penagihan transaksi procurement.

Order & Service Tracking

Melalui fitur ini, penjual maupun pembeli dapat memantau proses pengiriman pesanan secara real-time.

Reporting & Dashboard

Pada fitur ini, korporat dapat mengelola pengeluaran perusahaan di mana saja dan kapan saja. Sedangkan pemilik atau penjual marketplace dapat mengelola pemasukan perusahaan.

Multi-User Accounts

Fitur Officebee ini memberikan kemudahan pengelolaan akun, karena bisa digunakan oleh banyak orang di perusahaan Anda.

Order Approval Workflow

Melalui fitur ini, alur approval pemesanan maupun pengiriman terkontrol oleh penanggung jawab .

Spending Limit by User by Group

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengatur bujet belanja dan layanan pengadaan berdasarkan pengguna maupun grup.

eCatalog for General Goods & Recurring items

Menyajikan eCatalog lengkap untuk mitra procurement, untuk barang yang umum digunakan maupun pesanan ulang.

Grouping by Business Unit

Melalui fitur ini, Anda dapat mengatur unit bisnis yang dikelompokkan berdasarkan kebutuhan perusahaan.

Custom & Printed Product

Memudahkan Anda untuk pesan atau melayani produk custom dan cetak sesuai permintaan.

Jadi, apakah Anda ingin mempercepat proses delegasi dan merampingkan sistem pengadaan barang? Atau Anda ingin lebih mudah terhubung dengan mitra pengadaan? Request demo OfficeBee sekarang juga!

Mengenal Lebih Jauh Tentang Proses Procurement

Istilah procurement tentu sudah tidak asing lagi di dunia kerja. Secara garis besar, procurement adalah proses keseluruhan dari pengadaan barang dan jasa perusahaan. Proses procurement ini meliputi perencanaan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan maupun sebagai bahan baku, hingga memberikan penilaian atas kinerja vendor.

Siapa yang Menjalankan Proses Procurement?

Proses procurement dijalankan oleh staff procurement di sebuah perusahaan / organisasi yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

Merencanakan Pembelian atau Pengadaan Barang dan Jasa

Ketika melakukan perencanaan pembelian atau pengadaan barang dan jasa, staff procurement harus membuat spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, staff procurement juga harus memastikan bahwa barang dan jasa yang akan dipesan memiliki kualitas sesuai dengan standar perusahaan.

Sourcing Supplier atau Vendor

Setelah menyusun perencanaan pembelian atau pengadaan, staff procurement perlu mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Anda bisa memasukkan lebih dari supplier atau vendor ke dalam daftar pilihan. Nantinya, ketersediaan barang atau jasa, kualitas, dan harga yang ditawarkan akan jadi patokan dalam memilih vendor.

Proses Tender dan Negosiasi

Dalam tahap ini, staff procurement mengajukan penawaran tender dan negosiasi harga kepada supplier atau vendor. Tujuannya, untuk mendapatkan harga maupun supplier terbaik. 

Mempersiapkan Proses Kerja Sama

Setelah menemukan supplier atau vendor yang sesuai, tugas staff procurement selanjutnya adalah mempersiapkan proses kerja sama. Diantaranya, mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Melakukan Kontrol Ketersediaan Barang dan Jasa

Setelah pembelian barang dan jasa dilakukan, staff procurement perlu melakukan kontrol stok dan kualitas secara berkelanjutan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi tidak terjadi kekurangan atau penurunan kualitas barang maupun jasa yang dapat mempengaruhi produktivitas perusahaan.

Monitoring dan Performansi Vendor

Tugas staff procurement tidak hanya terkait barang dan jasa saja. Namun, juga melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja vendor. Hal ini berguna untuk keputusan kelanjutan kerja sama di masa mendatang.

Langkah-Langkah Dalam Proses Procurement

Berikut langkah-langkah penting yang perlu diterapkan dalam proses procurement atau pengadaan barang:

Requirement Determination. Merupakan tahap awal dari proses pengadaan barang. Setelah menentukan apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan masing-masing departemen, perusahaan akan membuat daftar permintaan. Daftar permintaan tersebut diberikan kepada bagian atau departemen terkait agar dilakukan prosedur selanjutnya. Proses pengadaan atas daftar permintaan tersebut dilakukan berdasarkan SOP yang berlaku di masing-masing perusahaan.

Source Determination. Setelah memperoleh daftar kebutuhan dari seluruh departemen, staff procurement mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi permintaan tersebut. Dalam tahap ini staff procurement perlu mempersiapkan inquiry document yang ditujukan kepada supplier atau vendor.

Vendor Selection. Dari daftar vendor yang disusun oleh staff procurement, dipilih satu vendor sesuai kriteria perusahaan. Pemilihan vendor tersebut berdasarkan pertimbangan ketersediaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan, kualitas, serta harga yang ditawarkan.

Order Processing dan Purchase Order Monitoring. Tahap selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order yang diberikan kepada vendor. Pada tahap ini, staff procurement juga bertugas memantau proses pembelian agar berjalan lancar dan terarah.

Goods Receipt. Barang dan jasa yang sudah selesai diproses oleh vendor kemudian dicek kembali dan dikirim ke perusahaan pemesan.

Payment. Setelah barang diterima, bagian keuangan perusahaan pemesan atau pelaku procurement kemudian melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah disetujui kedua belah pihak di awal kerja sama.

Bagaimana jika terdapat barang yang rusak atau kurang? Dalam hal ini, retur atau pengembalian dan penggantian barang dilakukan sesuai kesepakatan yang disebutkan dalam dokumen kerja sama.

Jika semua proses sudah berjalan sesuai alur hingga akhir, maka proses procurement telah selesai.