Istilah procurement tentu sudah tidak asing lagi di dunia kerja. Secara garis besar, procurement adalah proses keseluruhan dari pengadaan barang dan jasa perusahaan. Proses procurement ini meliputi perencanaan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan maupun sebagai bahan baku, hingga memberikan penilaian atas kinerja vendor.
Siapa yang Menjalankan Proses Procurement?
Proses procurement dijalankan oleh staff procurement di sebuah perusahaan / organisasi yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
Merencanakan Pembelian atau Pengadaan Barang dan Jasa
Ketika melakukan perencanaan pembelian atau pengadaan barang dan jasa, staff procurement harus membuat spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, staff procurement juga harus memastikan bahwa barang dan jasa yang akan dipesan memiliki kualitas sesuai dengan standar perusahaan.
Sourcing Supplier atau Vendor
Setelah menyusun perencanaan pembelian atau pengadaan, staff procurement perlu mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Anda bisa memasukkan lebih dari supplier atau vendor ke dalam daftar pilihan. Nantinya, ketersediaan barang atau jasa, kualitas, dan harga yang ditawarkan akan jadi patokan dalam memilih vendor.
Proses Tender dan Negosiasi
Dalam tahap ini, staff procurement mengajukan penawaran tender dan negosiasi harga kepada supplier atau vendor. Tujuannya, untuk mendapatkan harga maupun supplier terbaik.
Mempersiapkan Proses Kerja Sama
Setelah menemukan supplier atau vendor yang sesuai, tugas staff procurement selanjutnya adalah mempersiapkan proses kerja sama. Diantaranya, mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
Melakukan Kontrol Ketersediaan Barang dan Jasa
Setelah pembelian barang dan jasa dilakukan, staff procurement perlu melakukan kontrol stok dan kualitas secara berkelanjutan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi tidak terjadi kekurangan atau penurunan kualitas barang maupun jasa yang dapat mempengaruhi produktivitas perusahaan.
Monitoring dan Performansi Vendor
Tugas staff procurement tidak hanya terkait barang dan jasa saja. Namun, juga melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja vendor. Hal ini berguna untuk keputusan kelanjutan kerja sama di masa mendatang.
Langkah-Langkah Dalam Proses Procurement
Berikut langkah-langkah penting yang perlu diterapkan dalam proses procurement atau pengadaan barang:
Requirement Determination. Merupakan tahap awal dari proses pengadaan barang. Setelah menentukan apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan masing-masing departemen, perusahaan akan membuat daftar permintaan. Daftar permintaan tersebut diberikan kepada bagian atau departemen terkait agar dilakukan prosedur selanjutnya. Proses pengadaan atas daftar permintaan tersebut dilakukan berdasarkan SOP yang berlaku di masing-masing perusahaan.
Source Determination. Setelah memperoleh daftar kebutuhan dari seluruh departemen, staff procurement mencari supplier atau vendor yang dapat memenuhi permintaan tersebut. Dalam tahap ini staff procurement perlu mempersiapkan inquiry document yang ditujukan kepada supplier atau vendor.
Vendor Selection. Dari daftar vendor yang disusun oleh staff procurement, dipilih satu vendor sesuai kriteria perusahaan. Pemilihan vendor tersebut berdasarkan pertimbangan ketersediaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan, kualitas, serta harga yang ditawarkan.
Order Processing dan Purchase Order Monitoring. Tahap selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order yang diberikan kepada vendor. Pada tahap ini, staff procurement juga bertugas memantau proses pembelian agar berjalan lancar dan terarah.
Goods Receipt. Barang dan jasa yang sudah selesai diproses oleh vendor kemudian dicek kembali dan dikirim ke perusahaan pemesan.
Payment. Setelah barang diterima, bagian keuangan perusahaan pemesan atau pelaku procurement kemudian melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah disetujui kedua belah pihak di awal kerja sama.
Bagaimana jika terdapat barang yang rusak atau kurang? Dalam hal ini, retur atau pengembalian dan penggantian barang dilakukan sesuai kesepakatan yang disebutkan dalam dokumen kerja sama.
Jika semua proses sudah berjalan sesuai alur hingga akhir, maka proses procurement telah selesai.